اینویس (Invoice) چیست؟ + انواع اینویس (صورتحساب)(سیاهه تجاری)

اگر قصد تجارت قانونی (چه صادرات و چه واردات) را داشته باشید و یا با بازرگانی بین‌المللی سر و کار داشته باشید کلمه اینویس (Commercial Invoice) یا همان فاکتور یا سیاهه تجاری خرید به گوشتان خورده است. ما در فریت بار قصد داریم مفهوم اینویس را برای شما شرح بدیم تا اطلاعات کاملی از این واژه‌ی پرتکرار دنیای تجارت داشته باشید.

اینویس (Commercial Invoice) یا سیاهه تجاری یک نوع صورتحساب مهم در تشریفات گمرکی است که هر ترخیص کار و  بازرگانی با آن سر و کار دارد و از اسنادی مهم در فرایند گمرکی محسوب می‌شود. این سند طبق گفته قانون باید در عملیات تشریفات گمرکی صادرات توسط فروشنده کالا تهیه شود و به نام خریدار زده شود. فروشنده پس از تهیه این داکیومنت باید آن را به امضاء و تایید شخص مسئول این امر در شرکت خود برساند تا صحت اطلاعات مندرج در اینویس را ضمانت کند. و سپس اینویس را برای گمرک ارسال کند.

همانطور که فروشنده در مرحله تشریفات صادرات محموله، اینویس (Invoice) را به گمرک تحویل می‌دهد، خریدار نیز باید این سند را در هنگام ترخیص در مقصد به گمرک کشور دوم جهت برسی و تأیید رائه نماید.

لازم به ذکر است که بهمراه اینویس ارائه سندی به نام پکینگ لیست اامیست و در کنار اینویس از اسناد مورد نیاز و اامی جهت حمل و نقل بین‌المللی کالا می‌باشد و ما در آینده طی مقاله‌ای جداگانه درباره‌ی آن بحث خواهیم کرد.

خب همانطور که تا اینجا اهمیت سیاهه تجاری خرید مشخص شده است اما شکل این سند چجوری است؟ حاوی چه اطلاعاتی است؟
خوب یا بد سند اینویس یا سیاهه تجاری قالب مشخصی ندارد و ساختار آن به سلیقه و تشخیص تهیه کننده آن واگذار شده است. اما در محتوی اینگونه نیست و اینویس حتما باید دربرگیرنده اطلاعات مورد نیاز بر روی کاغذی مارک دار بهمراه تاریخ صدور باشد.

ما در ادامه این مطلب ضمن ارائه یک قالب پیشنهادی و استاندارد اطلاعات مورد نیاز و اامی ای را هم که یک اینویس استاندارد باید داشته باشد را نیز خدمت شما عزیزان ارائه می‌کنیم.

1. Invoice Date - تاریخ سیاهه تجاری : در این ردیف باید تاریخ صدور اینویس ذکر شود.
2. Invoice No - شماره ساهه تجاری : سیاهه تجاری حتما باید دارای شماره مشخص (شماره مسلسل) باشد که در این ردیف آورده شود.
3. shipper (seller) - فرستنده (فروشنده) : منظور شرکتی است که محصول یا خدمات را به منظور فروش به خریدار تولید و یا تهیه کرده است در این ردیف میبایست نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده ذکر شود.
4. consignee (Buyer) گیرنده (خریدار) : شرکتی که محصول یا خدمات را از شرکت فروشنده خریداری کرده است و اینجا لازم است نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده ذکر شود.
5. Total price (Currency) - قیمت کل کالا (محصول یا خدمات)
6. Unit Price (Currency) - قیمت واحد کالا (محصول یا خدمات)
7. Quantity - تعداد کالا (محصول یا خدمات)
8. HS Code بهتر است اگر سیاهه تجاری را برای محصول و یا کالاهایی تنظیم می‌کنیم که قصد صادرات آن ها را داریم، کد تعرفه گمرکی یا HS Code آن را نیز جهت رعایت اصول تجارت بین المللی در اینویس  خرید ذکر کنید.
9. Description - شرح مشخص و واضح از کالا و خدمات ارائه شده.
10. No - ردیف کالا ها و خدمات ارائه شده.

باید به این نکته دقت داشته باشیم که مشخص نمودن واحد ارزی در تهیه سیاهه تجاری (Commercial Invoice) اامیست، همچنین سیاهه تجاری و لیست عدل بندی (اینویس و پکینگ لیست) می بایست در سربرگ شرکت فرستنده تهیه و حتما توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ور گردد.

نکته مهم: مشخص کردن واحد ارزی در تنظیم اینویس از موارد اامی است،و سیاهه تجاری حتما باید توسط شخص مجاز در شرکت صادرکننده تهیه و ور و امضاء شود(در سربرگ رسمی شرکت فروشنده)